Планируем работу от А до Я

 Наш рабочий день, к сожалению, не резиновый: сколько ни старайся в него впихнуть, всех дел не переделать. Однако  в наших силах организовать его так, чтобы работать без авралов и многое успевать. Как грамотно подойти к решению этого вопроса, рассказывает психолог Елена Карачкова.

Планируйте рабочий день не когда почувствуете приближающийся аврал, а заранее, например, накануне вечером. В течение дня составляйте общий список требующих выполнения дел, и отдельный, в который выпишите те, которые никак не стоит откладывать в долгий ящик. Дополняйте его по мере появления новых задач. Вечером просмотрите списки, определите важность и последовательность выполнения каждого дела, после этого составьте расписание дел на завтрашний день с указанием точного времени и объема выполнения каждого из дел. Крупные дела лучше планировать по блокам.

Прежде чем планировать, определите приоритетность дел.

Сначала – дела очень важные, от них зависит ваше будущее. Это могут быть как крупные дела, так и мелкие – например, телефонный звонок. Но от этого дела зависит получите ли вы выгодный контракт.

Затем – дела важные, от них зависит ваше настоящее. Например, подготовка важного документа, который необходим вашему начальнику.

Потом – дела не важные, но приятные, от них мало что зависит, разве только ваше настроение.

........................

Не забывайте планировать небольшие дела, они тоже требуют времени.

................

Все планы – на год, месяц, неделю, сутки -- составляйте только на бумаге. По данным экспертов в области управления временем, работа с «живым» списком повышает производительность на 25 процентов.

Держите листок с планом перед глазами и периодически сверяйтесь с ним. Будет обидно, если вы забудете сделать важное дело, которое было запланировано.

Работайте в чистоте. Постоянно выделяйте время для уборки стола и шкафов. Использованные бумаги сразу возвращайте на место: до 30 процентов рабочего времени теряется на поиски затерявшихся документов и вещей. Не складируйте бумаги, надеясь прочитать их позже: все, что не прочитано в течение полугода -- мусор.

Учитесь работать быстро. Делайте работу, не требующую много времени и подготовки, сразу, как только она появляется – она не будет тянуться за вами легким, но все равно мешающим хвостом.

Составляя планы, не забудьте отвести время для семьи, общения с друзьями, отдыха. Формула равновесия гласит: «Важно количество времени дома и качество времени на работе». На работе не теряйте время на праздные разговоры и бесполезные дела, потому что каждая рабочая минута, потерянная на пустые разговоры, уменьшает время, которое вы могли бы провести с семьей.

Не забывайте, что засчитывается только сделанная работа. Красивые слова о возможном выполнении работы никого не интересуют. В конце концов вам платят только за результат.

............................

Обязательно планируйте отдых, ведь ваш организм может подвести вас и сам «взять отпуск», надолго выбив из колеи (например, переутомление, болезнь). Нет ничего плохого в том, что вы решили просто полениться. Главное, чтобы это было запланировано, а не вместо какого-то дела.

...........................

Совет специалиста

Психолог Елена Карачкова: Съешьте лягушку!

-- Старая притча гласит: «Если вам предстоит съесть живую лягушку, не надо на нее смотреть слишком долго». Ваша «лягушка» -- это самое большое, трудное, неприятное и одновременно важное дело, которое нужно сделать в данный момент. Откладывая его на потом, вы сами создаете себе проблемы: мысль, что это дело еще не выполнено, будет мешать вам сосредоточиться на другой работе. Вы успеете сделать гораздо больше в течение дня, если по утрам будете «съедать лягушку». Поставьте на стол игрушечную лягушку – это всегда будет напоминать вам о важности принципа «съешь лягушку!»

С Вами планировала Наталья Ерошенко